Vider sa tête en huit questions : l'état des lieux avant d'installer l'IA

« On a eu un entretien, elle m’a vidé toute ma tête. » C’est ainsi que Matthieu raconte notre première conversation, dans son témoignage. Avant d’installer quoi que ce soit, c’est par là que je commence : pas par un outil, par ce qui occupe la tête de la personne.

Si vous menez plusieurs activités de front, vous reconnaîtrez peut-être cet état : tout est dans votre tête, rien n’est rangé nulle part, et vous ne savez plus très bien par où prendre les choses. Voici les huit questions que je pose, que vous pouvez vous poser seul.

En bref : huit questions pour faire l’état des lieux de votre activité. Six portent sur ce qui l’occupe, deux sur ce que vous mettez de côté et ce qui vous coûte le plus. Répondez par écrit, telles que ça vient : ce qui revient plusieurs fois montre où ça coince.

Pourquoi commencer par vider sa tête

Un système, qu’il serve à suivre ce que font les autres ou à retrouver ce que vous savez, ne range que ce qu’on lui donne. Ce qui reste dans votre tête ne se range nulle part. Et avant de choisir un outil, il faut regarder comment vous fonctionnez : comment vous vous organisez, comment vous décidez, sur quoi vous avez besoin d’être soutenu. C’est ce temps-là qui fait qu’à la fin, le système vous ressemble.

Les huit questions

1. Quelles sont vos tâches ? Tout ce que vous faites, des plus grosses aux plus petites, y compris celles dont vous ne parlez jamais.
2. Quels sont vos projets ? Ceux en cours, et ceux que vous gardez en tête.
3. Que voyez-vous sur l’avenir ? Où vous voulez être dans quelques mois.
4. Quels sont vos besoins ? Ce qui vous manque pour y arriver.
5. Qu’est-ce que vous faites, concrètement ? Sur une semaine ordinaire, pas sur le papier.
6. Qu’est-ce qui vous ennuie ? Ce que vous repoussez, ce qui vous pèse, ce que vous faites à contrecœur.
7. Qu’est-ce que vous mettez de côté par manque de temps ?
8. Qu’est-ce qui vous prend le plus de temps et d’énergie ?

Comment lire vos réponses

Regardez d’abord les deux dernières : ce sont elles qui montrent vos goulots d’étranglement. Cherchez ensuite ce qui revient d’une réponse à l’autre. Une tâche qui apparaît à la fois dans ce qui vous ennuie et dans ce qui vous prend le plus d’énergie est un candidat sérieux pour être rangée, déléguée ou allégée.

Regardez aussi de quel côté ça pèse. Si l’essentiel de ce qui coûte, c’est de relancer ou de vérifier ce que font les autres, c’est un besoin de suivi, que je décris dans l’article sur le Pilotage. Si c’est de retrouver ou de vous rappeler ce que vous savez déjà, c’est un besoin de mémoire, que je décris dans l’article sur mon assistant.

Ce que ça peut changer

Poser les choses par écrit change déjà la façon de les voir. Vous voyez où ça coince, ce que vous mettez de côté, et ce qui est possible, avant de choisir un outil. Beaucoup d’indépendants ont un sentiment diffus d’avoir trop à faire. Ces huit questions le rendent précis, et c’est ce qui permet d’agir.

Si vous préférez faire cet état des lieux à deux, voici comment je travaille.