Gérer une équipe à distance : le Pilotage, votre point du matin

Demander si c’est fait, ou découvrir que ça ne l’est pas. Quand les personnes qui travaillent pour vous sont ailleurs, il n’y a pas d’autre façon de savoir. Dans les deux cas, ça occupe la tête, même les jours où tout se passe bien.

C’est le quotidien de beaucoup d’indépendants : un gérant de lieux dont l’équipe est sur place, un artisan avec ses sous-traitants, une agence avec ses prestataires, quelqu’un qui intervient chez de gros clients avec ses propres intervenants et qui doit leur rendre des comptes. Tous ont des personnes qui travaillent pour eux, pas toujours sous leurs yeux, et tous finissent par relancer pour savoir où ça en est.

Le Pilotage, c’est ce que j’installe pour sortir de ce réflexe : un point du matin dans votre boîte, et un lien sur le téléphone de chaque intervenant.

En bref : le Pilotage répond chaque matin à quatre questions. Qui est attendu aujourd’hui, et comment le joindre ? Qui doit faire quoi ? Qu’est-ce qui est en retard ? Qu’est-ce qui arrive dans les sept prochains jours ?

Qui est attendu aujourd’hui

C’est la première chose à savoir à l’ouverture : qui arrive, qui part, chez qui, et comment le joindre. Chez Matthieu, qui gère des gîtes de groupe en Normandie, avec plusieurs bâtiments et cinq intervenants sur le terrain, ce sont les arrivées et les départs du jour, avec le téléphone de chaque voyageur cliquable. Pour un artisan, ce seraient les chantiers du jour et le contact de chaque client.

Qui doit faire quoi

Les tâches sont rangées par personne. Chez Matthieu : le ménage, le contrôle avant une arrivée, l’accueil. Chaque intervenant reçoit un lien personnel, qu’il ouvre sur son téléphone pour voir ses tâches du jour et toucher « c’est fait ». Rien à installer, aucun compte à créer, aucun mot de passe : on peut l’adopter sans l’avoir demandé.

Ce qui est en retard

Les retards sont séparés de ce qui est prévu aujourd’hui. Dans une seule liste, un retard se confond avec le reste. Seul, il se voit tout de suite.

Ce qui arrive dans les sept prochains jours

Le point liste ce qui vient, groupé par client. Chez Matthieu, la page de son équipe détaille chaque séjour : les dates, les espaces, les personnes, les repas et les demandes particulières. Chez vous, ce seraient les rendez-vous, les livraisons ou les chantiers à venir.

Ce que le point du matin ne voit pas

Un point du matin montre ce qu’on lui a dit, pas ce qui change entre-temps. Chez Matthieu, un prestataire avait annulé sa demi-journée au dernier moment : le point du matin ne l’avait pas vu, parce que les disponibilités n’y sont pas saisies.

Aucune panne ici, une information n’est simplement pas entrée dans le système. On peut la saisir, ou décider qui prévient qui quand ça change, pour la prochaine fois où la situation se reproduit.

Les vraies pannes ne font aucun bruit. J’en ai raconté quatre, relevées pendant une installation, dans cet article sur ce qui rate quand on automatise.

Ce que ça peut changer pour vous

Chacun a sa liste, peut dire que c’est fait, et peut joindre des photos ou des fichiers quand il signale un imprévu. Vous voyez où ça en est sans demander, vous n’avez plus à relancer pour le savoir, et vos intervenants savent ce qu’ils ont à faire sans vous attendre.

Matthieu s’est posé la question en ces termes : « Est-ce que je peux vivre et que les choses fonctionnent sans ma présence ? » Elle n’est pas propre à son métier : dès qu’on travaille avec d’autres personnes, elle se pose. Un point du matin n’y répond pas à lui seul, mais il enlève la partie qui consiste à deviner. Et le système est sur vos comptes à vous : il continue de tourner sans moi.

Par où commencer chez vous

Pour savoir ce que votre point du matin devrait afficher, notez les questions que vous posez d’habitude à votre équipe pour savoir où ça en est. Cette liste est votre point de départ. Si elle est vide, ce besoin n’est peut-être pas le vôtre, et c’est une bonne nouvelle. Si elle est longue, vous avez de quoi la montrer à la personne qui vous aidera à le mettre en place.

Questions fréquentes

Faut-il créer un compte pour chaque intervenant ?

Non. Chaque intervenant reçoit un lien personnel, qu’il ouvre sur son téléphone : rien à installer, aucun compte à créer, aucun mot de passe.

Si vous travaillez avec des personnes que vous ne voyez pas toujours à l’œuvre, voici ce que j’installe.